2　文書の収受、起案、決裁等の処理及び保管、引継ぎ等の管理は、原則として文書管理システムを利用して行うものとする。

3　文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、非常災害時に際して必要な処理ができるようにあらかじめ適切な措置を講じておかなければならない。

2　各課には、文書発送簿その他必要な帳票を備えなければならない。

2　事案の処理と同時に文書を作成することが困難である場合は、事後速やかに文書を作成するものとする。

3　処理に係る事案が定例的かつ軽易なものであるときは、前2項の規定は適用しない。

2　文書取扱責任者は、次に掲げる事務を処理する。

2　前項本文の規定により文書主管課において受領した文書は、次により配布するものとする。

3　郵便料金の未払又は不足の郵便物は、文書主管課長が町の実施機関が所掌する事務に関するものと認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払つて受領するものとする。

2　前項の場合において、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認は、定時に行うものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、フアクシミリを利用して受信した電磁的記録は、その内容を速やかに用紙に出力し、当該用紙により受領及び配布の処理を行うものとする。

2　前項の規定により収受した文書には、余白に受付印を押し、文書管理システムで管理する文書番号を記入するものとする。ただし、電磁的記録として記録した文書については、この限りでない。

3　前2項の規定にかかわらず、同種の文書を定例的若しくは大量に収受するとき、又は第16条第2項各号に規定する手続により起案の処理をすることとなる文書を収受するときは、他の一定の帳簿(電磁的記録により作成するものを含む。)により文書の収受の記録を管理することができる。

4　配布を受けた文書又は直接受領した文書が庁内文書(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第8項に規定する特定個人情報が記録された文書を除く。第22条第1項、第24条第2項第3号及び第26条第2項において同じ。)、刊行物その他これらに類する文書であるときは、前3項の規定による処理を省略することができる。

2　前項の供覧は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める形式によるものとする。ただし、軽易な文書の供覧の形式については、この限りでない。

3　第1項の規定による処理をした文書は、その供覧の前又は供覧において、前項の規定による処理の適否について文書取扱責任者の審査を受けなければならない。

4　供覧文書を確認した者は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により処理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書の起案については、当該各号に定める方法により処理することができる。

2　起案文書には、意思決定に至る経緯及び過程について、事後検証を行うことができるよう、関係法令その他参考となる事項を付記するとともに、関係書類を添付するものとする。ただし、事案が定例的なもの又は軽易なものにあつては、この限りでない。

2　回議の承認又は決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により処理するものとする。

2　合議は、必要最小限とし、事務処理の迅速化に努めなければならない。

3　合議を受けた課長は、直ちに起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を主務課長に通知しなければならない。

4　合議を要する文書について主務課及び関係課の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、なお意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

5　主務課長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を合議先に通知し、又は再び合議しなければならない。

6　前条第2項の規定は、合議について準用する。

2　文書取扱責任者は、次に掲げる事項を審査し、起案者に対して必要な指示を与え、当該起案文書を修正させることができる。

2　前項の規定により代決した場合は、速やかに決裁権者にその要領を報告し、電磁的記録に記録する方法による後閲の処理を求めるものとする。

3　決裁権者の不在中事務決裁規程等に規定する代決者が、特に急を要する起案文書(第1項の文書管理システムによる起案文書を除く。)についてその事務を代決したときは、当該起案文書の決裁権者の欄に代決者の認印を押し、その欄の右上方に「代」と記すものとする。

4　前項の規定により代決した場合は、当該文書の決裁権者の欄の下部に「後閲」と記し、速やかに決裁権者にその要領を報告し、押印を求めるものとする。

2　文書の記号は、別に定める記号を付すものとする。

3　文書の番号は、課及び会計年度(以下「年度」という。)ごとに文書管理システムで管理する番号とする。ただし、第16条第1項第2号及び第2項の規定による起案に係る文書については、文書管理システムで管理する番号と重複しない一連の番号を付するものとする。

4　前2項の規定にかかわらず、条例、規則、訓令、告示、公告、指令、通達及び議案について作成する文書には、別に定めるところにより文書の記号及び番号を付すものとする。

2　対内文書は、職名のみを使用し、氏名を省略することができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、公印の押印を省略することができる。

3　前項の場合において、文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。ただし、その必要がないと主務課長が認めるときは、当該記載をしないことができる。

2　軽易な通知等の文書、同一内容を印刷した権利義務にかかわらない文書及び庁内文書については、特に必要があるものを除き、前項の規定による処理を省略することができる。

2　郵送により発送する文書は、原則として料金後納とする。ただし、これにより難いときは、料金別納、郵便切手若しくは郵便葉書又は総務課長の指定した方法とする。

2　主務課長は、当該課において所管する事務及び事業の性質、内容等に応じ、系統的に文書を分類するために、簿冊の名称及び当該簿冊に編集されることとなる文書の保存期間を、文書主管課長と協議の上、定めなければならない。

2　図画、電磁的記録等である文書で他の文書と同一の簿冊に編集し難いものについては、前項第3号及び第4号の規定にかかわらず、箱若しくは袋に入れ、又は結束して当該他の文書と別に整理するとともに、当該他の文書を編集した簿冊及び別に整理した箱等の双方にそれぞれが一体である旨を表示しなければならない。

3　電磁的記録である文書で保存期間が1年未満のものについては、第1項第4号の規定にかかわらず、文書主管課長が定める方法により、庁内情報ネツトワーク(本町情報通信ネツトワークのうち全庁的に情報の共有及び活用を行うためのネツトワークをいう。)のフアイルサーバ上の組織共用フオルダ(以下「組織共用フオルダ」という。)を利用して簿冊に編集することができる。

4　第2項に定めるもののほか、電磁的記録である文書で文書管理システムその他の情報システム又は組織共用フオルダを利用して簿冊に編集し難いものについては、第1項第4号及び前項の規定にかかわらず、これを用紙に出力したものを当該文書の原本とし、第1項第1号から第3号までの規定により簿冊に編集することができる。

5　主務課長は、文書の保存を適正に行うため、第1項の規定により簿冊に編集した文書(保存期間が1年未満のものを除く。)の名称、保存期間、保存場所その他の必要な項目を記録した文書ファイル管理簿(様式第6号)を作成しなければならない。

2　職員は、庁内で文書を持ち運ぶときは、紛失することのないよう十分な注意を払うとともに、他の者の目に触れないよう封筒等に収めるなどして携帯しなければならない。

3　職員は、文書を庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ課長の承認を受けたときは、前項の規定の例により、持ち出すことができる。

4　文書は、簿冊等に収納し、キヤビネツトの所定の位置に保管するものとする。

5　事務処理上常時使用するものとして主務課長が指定した文書又は第29条に規定する完結に至つていない文書(以下「常用文書」という。)は、簿冊等の単位で、引き続きキヤビネツトに収納するものとする。

6　処理が完結していない文書は、完結後に入れるべき個別の簿冊等又は処理が完結していない旨の表示をした個別の簿冊等を作成し、これに収納して管理するものとする。

7　各課に共通する文書は、文書主管課長が別に定める共通文書分類体系表に従い、整理し、分類し、及び保管しなければならない。

8　文書取扱責任者は、第4項の規定にかかわらず、キヤビネツトに収納することが不適当な文書については、文書主管課長の許可を得て、その他のキヤビネツト、保管庫、書棚等に収納することができる。

9　文書管理システムで処理を行つた電磁的記録の整理、分類及び保管は、文書管理システムを使用して行うものとする。

10　電子決裁基盤システムで処理を行つた電磁的記録の整理及び保管は、電子決裁基盤システムを使用して行うものとする。

11　前2項に定めるもののほか、電磁的記録の整理、分類及び保管について必要な事項は、別に定める。

2　前項に規定する保存する必要のない文書は、次に掲げるものとする。

3　文書の保存期間は、法令に別の定めがある場合を除き、別表第2に定める基準に従い、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満の区分によるものとする。

4　文書の保存期間は、前項の区分に従い、文書の重要度、利用度等を考慮し、簿冊を単位として、主務課長が定めるものとする。ただし、前条第7項の共通文書分類体系表に係る個別の文書等の保存期間については、文書主管課長が定めるものとする。

5　保存期間の異なる文書を一連の文書として区分し、整理する場合の保存期間は、それぞれの文書の保存期間とするべき区分のうち、最も長い期間によるものとする。

2　前項の規定により、当該簿冊を管理する主務課長は、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により書庫移動対象文書等の文書ファイル管理簿を作成し、用紙に出力し、文書主管課長に提出しなければならない。

3　主務課長は、第1項の規定にかかわらず、保存期間満了後主務課においてなお保管しようとする簿冊を、主務課において継続保管することができる。

4　主務課長は、第1項の規定にかかわらず、主務課において常時使用する台帳、帳簿その他の簿冊で文書分類体系表に定めるものを、常用文書として保管することができる。

2　主務課長は、文書の保存を適正に行うため、文書ファイル管理簿を作成しなければならない。

3　主務課長は、管理する文書のうち特に重要と認めるものについては、その保存に万全を期するとともに、複製し、又は災害時に速やかに持ち出すことができるようにするなど適切な措置を講じておかなければならない。

4　文書は、保存期間が満了するまでの間、所定の書庫等において、適正かつ確実に利用できる状態で保存しなければならない。

2　電磁的記録である文書の閲覧等は、次に掲げる方法のうち当該文書を管理する主務課長が指定する方法により行う。

3　保管文書(文書管理システムその他の情報システム又は組織共用フオルダに保管しているものを除く。以下この項及び次項において同じ。)を借用しようとするときは、当該課の文書取扱責任者の承認を得なければならない。

4　保管文書の借用期間は10日以内とし、10日を超えるときはあらかじめ当該課の文書取扱責任者の承認を得なければならない。

5　主務課長は、事務及び事業に支障があると認めるときは、保管文書の閲覧等若しくは保管文書(文書管理システムその他の情報システム又は組織共用フオルダに保管しているものを除く。)の貸出しを拒否し、又は必要があると認めるときは、現に閲覧等に供している保管文書若しくは既に貸し出した保管文書(文書管理システムその他の情報システム又は組織共用フオルダに保管しているものを除く。)の返還を求めることができる。

6　第1項又は第3項の規定により主務課長が閲覧等又は借用の承認をした保管文書(以下「閲覧等又は借用に係る保管文書」という。)については、当該閲覧等又は借用に係る保管文書に編集された文書を抜き取り、取り替え、改ざんし、若しくは添削し、又は当該借用に係る保管文書を他に転貸してはならない。

7　閲覧等又は借用に係る保管文書については、当該閲覧等又は借用に係る保管文書について閲覧等又は借用の承認をした主務課長の承認を得て、その全部又は一部の複製を作成することができる。

8　前項の規定により作成した複製は、文書として適正に管理しなければならない。

2　電磁的記録である文書である文書を滅失させ、又は毀損したときは、文書主管課長に報告しなければならない。

2　第38条第2項の規定は電磁的記録である文書について、同条第4項から第6項までの規定は文書について、それぞれ準用する。

3　第1項の規定により主務課長が閲覧等又は借用の承認をした保存文書については、主務課長の承認を得て、その全部又は一部の複製を作成することができる。

4　第38条第8項の規定は、前項の規定により作成した複製について準用する。

2　保存文書に編集された電磁的記録である文書を滅失させ、又は毀損したときは、文書主管課長に報告しなければならない。

2　保存期間が1年未満の文書で前項の規定により延長した保存期間及び当初の保存期間を通算した期間が1年以上となるものについては、延長後速やかに、当該通算した期間に応じ、保存期間が1年以上の文書として、この規則の定めるところにより所要の措置をとり適正に管理しなければならない。

2　主務課長は、保存期間が満了した収蔵文書のうち歴史公文書等を編集したものについては、文書主管課長と協議の上、歴史公文書担当課長に引き継がなければならない。

3　第36条第2項の規定は、前2項の規定による歴史公文書等の引継ぎについて準用する。この場合における引継ぎ対象の歴史公文書等を抽出した文書ファイル管理簿の作成及びこれを用紙に出力したものの当該歴史公文書等である簿冊への添付は、主務課長が行うものとする。

4　歴史公文書担当課長は、引き継がれた歴史公文書等を安全に管理しなければならない。

2　保存期間が1年未満の文書は、事務処理上必要でなくなつた後主務課長が速やかにその性質に応じて適切に処分しなければならない。

3　主務課長は、保存期間が満了する保存文書について、文書管理システムに所定の事項を記録する方法により廃棄文書ファイル管理簿を作成の上、廃棄の決定を行わなければならない。

4　主務課長は、前項の規定により廃棄の決定を行つた廃棄対象文書等を抽出し、廃棄文書ファイル管理簿を用紙に出力したものを添えて、文書主管課長に廃棄の依頼を行わなければならない。

2　他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

この規則は、令和6年10月1日から施行する。